Organización de un almacén

    ALMACENAMIENTO ORDENADO:   simplifica localización, manipulación, control y recuento. Mejor para mercancías perecederas, peligrosas, grandes y pesadas, pero desaprovecha espacio

    ALMACENAMIENTO DESORDENADO: No hay lugares predefinidos. El programa asigna ubicación según rotación, fechas de caducidad, etc. Se aprovecha el espacio, pero se necesita más control

    ALMACENAMIENTO A GRANEL

•       Líquidos

•       Productos sueltos

•       Gráneles.

DISEÑO FÍSICO DEL ALMACÉN.

Como factores a considerar a la hora de diseñar el almacén podemos citar:

DIMENSIONAMIENTO:

En el caso de que no se parta de un local concreto, hay que hablar de dimensionamiento del almacén como una decisión estratégica, ya que un mal dimensionamiento puede tener consecuencias importantes, como:

·        Un mayor tiempo de acceso a los artículos (por falta de espacio).

·        Costes más elevados para dotarlo del dimensionamiento adecuado.

·        Es conveniente ser conservador a la hora de fijar los requisitos (por ejemplo, prever un volumen total unas 2 o 3 veces mayor del real de almacenamiento).

Algunos aspectos a tener en cuenta relacionados con este factor son:

o   Tipo de productos a almacenar (descripción, forma, tamaño peso y propiedades físicas): El volumen unitario de los productos a almacenar influye en gran medida en el diseño (no es lo mismo diseñar un edificio donde se almacenarán cajas, que uno para contenedores, por ejemplo).

o   Cantidad de unidades que se reciben en un suministro.

o   Cantidad de unidades a almacenar de cada producto (máximo, mínimo)

o   Frecuencia del suministro: diario, semanal, quincenal, mensual y frecuencia de salida.

o   Superficie de almacenamiento: según la altura y los métodos empleados.

EQUIPO DE TRANSPORTE INTERNO:

 CARRETILLAS MANUALES, MECÁNICAS,ELEVADORES Y TIEMPO UTILIZADO.

COLUMNAS Y PASILLOS:

A la hora de diseñarlos, hay que tener en cuenta:

§  Accesibilidad por ambos extremos.

§  Utilizarlos como elementos de división. Del almacén.

Pueden usarse diferentes anchos (principales y secundarios)

§  No colocarlos pegados a la pared.

§  Rectilíneos y sin columna.

§  Tener en cuenta las características de los equipos de manutención, tanto los presentes como los que en un futuro puedan usarse.

TRATAMIENTO DE LOS SUELOS.

Los suelos deben tener unos tratamientos especiales para soportar el desgaste de tanto movimiento de productos.

Si el problema es la suciedad, se suele tratar con resinas y pinturas.

NORMAS MECÁNICAS Y DE SEGURIDAD A TENER EN CUENTA.

Aspectos técnicos y de seguridad como la plenitud del suelo (para evitar desplomes de carga y  permitir un mejor funcionamiento de las carretillas), iluminación (en determinadas zonas con  especiales peligros, como son las de muelles, la iluminación deberá ser especial), carga  admisible del suelo, legislación anti incendios, calefacción, nivel de frío entre otras.

DETERMINACIÓN DE ZONAS DE ALMACENAMIENTO.

Zona de aparcamiento y maniobras

Zona de recepción:

 Muelle de descarga

 Área de control

 Área para el trasvase

 Área de inspección de mercancías

Zona de almacenamiento:

  Área de reposición de existencias

 Área de selección y recogida de mercancías

Zona de expedición:

 Área de consolidación

 Área de embalaje

 Área de control de salidas.

 Muelle de carga

Zonas auxiliares:

  Área de devoluciones

 Área de materiales obsoletos

 Área de oficinas o administración

 Área de servicios

GESTIÓN Y ORGANIZACIÓN DEL FLUJO DE MATERIALES.

Siguiendo el flujo de materiales de un almacén se pueden observar las siguientes actividades de gestión:

1. La gestión de entrada y recepción de los pedidos.

2. La gestión de ubicaciones: clasificación y colocación.

3. La preparación de pedidos.

4. La gestión de salida de pedidos.

5. Protección y conservación

ENTRADA Y RECEPCIÓN DE LOS PEDIDOS.

Recepción copia del pedido: Cuando compras emite la orden o pedido de compra, envía una copia al almacén  para que éste tenga constancia de lo que próximamente debe recibir. Basándose en este documento (que archivará en el libro de Control de Pedidos) estimará la fecha de recepción, y preverá el lugar físico donde se almacenará.

Recepción del pedido: Cuando se reciba la mercancía, lo primero será cotejar el albarán de entrega con la orden de compra previamente recibida. Si existe alguna diferencia entre ambos documentos (peso, cantidad, calidades, precio, etc.) dará aviso a compras y dejará constancia escrita de este hecho. Caso de que no haya diferencias, se procederá a descargar.

Descarga: Para evitar errores y mezcla de productos, se debe descargar en una zona intermedia donde se procederá al conteo físico.

Aceptación formal del pedido: En estos momentos el almacenero representa formalmente a la empresa y debe firmar la recepción (sin reservas o con reservas) en el Libro de Registro, haciendo constar fecha (por si cupieran reclamaciones al respecto), defectuosos por transporte, y demás datos que pudieran resultar relevantes.

CLASIFICACIÓN DE LOS PRODUCTOS Y UBICACIÓN.

Según su estado físico

 Sólidos

 Líquidos

 Gaseosos

Según sus propiedades

 Duraderos

 Perecederos

Según su unidad de medida

 Longitud

 Superficie

 Peso

 Capacidad

Según la rotación de salida

 De alta rotación

 De media rotación

 De baja rotación

En cuanto a la ubicación, se trata de elegir el lugar físico donde el producto se almacenará, buscando en principio que el acceso sea lo más rápido posible.

La disposición de los productos en sus lugares de almacenaje depende de:

 LOS FACTORES QUE CONDICIONAN EL FUNCIONAMIENTO ÓPTIMO DEL ALMACÉN: máxima utilización del espacio disponible, minimización de los costes de manipulación, localización fácil y correcta de los productos, facilidad de acceso a los productos almacenados, máxima seguridad, tanto para mercancías como para personal e instalaciones, facilidad de inventariar las mercancías almacenadas.

 LAS CARACTERÍSTICAS DE LOS PRODUCTOS: compatibilidad, complementariedad, rotación, tamaño, recorridos de distribución mínimos.

APLICACIÓN DE LA CLASIFICACIÓN ABC EN LOS ALMACENES.

El factor que condiciona, de forma muy elevada, los costes de manipulación dentro de un almacén, es el de los  recorridos que es preciso hacer para recoger los artículos de sus lugares de almacenamiento.

Estos costes se pueden reducir situando los productos con mayor movimiento en el almacén cerca de las zonas alejados de las salidas

Pues bien, la clasificación ABC es un instrumento eficaz para abordar la solución a los problemas de ubicación de los productos en función de sus índices de ventas o salidas. Si aplicamos una clasificación

ABC en función del número de unidades que se despachan de cada producto en un período de tiempo,

Obtendremos:

a) una pequeña fracción de artículos que posee un elevado porcentaje de salidas.

b) Mientras que, en el otro extremo, otro grupo muy numeroso de artículos posee un reducido porcentaje de salidas.

Teniendo esto en cuenta, podemos identificar:

PRODUCTOS "A": Los constituyen aquellos productos que tienen un elevado índice de salidas. Los artículos de esta clase tienen un elevado número de pedidos, por lo que precisan de máxima accesibilidad y una ubicación muy cercana a la zona de expedición de los pedidos.

PRODUCTOS "B": Se caracterizan por ser artículos cuyo índice de rotación o salidas es menos elevado que

PRODUCTOS "C": Los artículos de esta clase tienen la peculiaridad de que sus pedidos son escasos. Su índice de rotación o salidas es muy bajo. La cantidad de referencias es la más elevada de los tres tipos de productos mencionados, lo que obliga a dedicarles una gran parte del volumen del almacén. Su ubicación se realizará en zonas alejadas de las salidas, en zonas de accesibilidad normal y que no dificulten las operaciones habituales del almacén.

SISTEMAS DE UBICACIÓN (LOCALIZACIÓN) DE MERCANCÍAS.

Se conoce por ubicación de una mercancía en los almacenes, el lugar donde se aloja temporalmente el producto o la unidad de carga referida a éste. Cada ubicación debe estar identificada mediante un código. Este código suele estar  formado por letras y/o cifras en número de tal manera que permita identificar: la ubicación de la mercancía en las estanterías, en la zona que corresponda y en el almacén utilizado.

UBICACIÓN POR ESTANTERÍA O UBICACIÓN LINEAL.

El sistema se basa en asignar un número correlativo a cada estantería.

La profundidad de la misma también se identifica con números correlativos partiendo desde la cabecera de la misma.

El nivel puede identificarse con números correlativos, siendo lo más frecuente iniciar la numeración en el nivel inferior y continuar hasta el superior o según la rotación del producto.

UBICACIÓN POR PASILLOS O UBICACIÓN PEINE:

Bajo este método, cada pasillo es identificado con un número correlativo.

Cada pasillo solo es recorrido en un sentido, alternando el sentido ascendente y el descendente.

La profundidad de cada estantería se numera en el sentido ascendente de circulación, asignando números pares a la derecha y números impares a la izquierda, empezando la numeración del pasillo siguiente por el otro extremo.

Con estos dos métodos descritos podemos definir con tres coordenadas cualquier ubicación dentro del almacén. El código utilizado adoptaría la forma: A, B, C, D. Cada hueco vendrá dado por unos valores A,B,C, y D, donde:

-A: indica la zona del almacén.

-B: indica la estantería (para la ubicación lineal o por estanterías) o el pasillo (para la ubicación peine (por pasillos).

-C: indica la profundidad.

-D: indica el nivel o altura de la estantería.

MANIPULACIÓN DE PEDIDOS: PREPARACIÓN

Se entiende por manipulación de pedidos ―el conjunto de operaciones que están relacionadas con el movimiento de mercancías y su expedición posterior‖ que no implican cambios físicos o químicos del producto pero añaden un coste considerable.

Las actividades más comunes de manipulación son: cargas y descargas, despolitización, embalajes y desembalajes, controles, acarreos, estibas, recuentos, preparación de pedidos, etiquetaje, paletización y acondicionamiento de la mercancía.

PREPARACIÓN DE PEDIDOS

En la mayor parte de las ocasiones, sobre todo cuando se trata de almacenes de distribución, es una operación de uso intensivo de mano de obra y por tanto de elevado coste.

La intensidad de operaciones depende en gran medida del número de referencias que se manejen y de las líneas que suela traer cada pedido.

En la práctica habitual de preparación de pedidos, podemos diferenciar las siguientes etapas:

 Estudio del grado de urgencia de cada uno de los pedidos recibidos de los clientes.

 Determinación de la zona de ubicación de las mercancías objeto del pedido.

 Confeccionar la "lista de Extracción", "Boletín de Preparación" u ―orden de picking‖, en donde se reflejan las referencias que componen cada pedido, así como las cantidades, la ubicación e incluso el recorrido o trayecto que tiene que hacer la persona que prepare el pedido.

 Secuenciar las operaciones para atender cada pedido: extracción, preparación, consolidación y expedición.

La orden de picking (lista de extracción o boletín de pedido o preparación) debe adaptarse a las necesidades del almacén y a los medios disponibles para su formalización, de tal forma que puede rellenarse de forma manual o a través de medios informáticos. Cuando se utilizan medios informáticos se coloca un terminal en el medio de transporte utilizado para la preparación de picking .

Hay dos formas básicas para realizar el picking:

 Preparador se desplaza al producto: Es el sistema más habitual. El preparador del pedido va recorriendo los lugares donde están los productos que componen el pedido para recogerlos.

 Producto se desplaza al preparador: Es un procedimiento más costoso, y consiste en que se establece un sistema (por ejemplo algún tipo de sistema dinámico como los carruseles verticalespara que se acerquen hasta el punto de elaboración de pedidos los productos.

Es propio de almacenes donde las referencias no sean muchas. Se ahorran todos los desplazamientos pero su elevado coste sólo se justifica cuando la rotación es muy grande al igual que la homogeneidad de los productos.

CÓMO SE ORGANIZA LA RECOGIDA DE PRODUCTOS.

Respecto a cómo se organiza la recogida de productos caben las siguientes alternativas:

 Un pedido -Un preparador (ruta de recogida): Los pedidos se procesan completos asignados a un operador, que sigue las instrucciones que aparecen en el Boletín de Preparación.

 Un pedido -Varios preparadores: La extracción se realiza por secciones, teniendo cada una un responsable que se encarga de la recogida de todos las referencias que pertenezcan a su área.

 Varios pedidos-Un preparador (extracción múltiple): Cuando las líneas por pedido son pocas, es posible que un preparador procese varios pedidos a la vez.

 Varios pedidos-Varios preparadores (extracción plurisectorial): Cuando son muchas las líneas y muchos los pedidos, el Boletín de Preparación podría realizarse de un modo agregado, desagregándolo en una zona común.

 Sistemas mixtos: Algunas secciones se procesan desglosadas mientras otras no.

GESTIÓN DE SALIDA

Cuando la mercancía (productos) está (n) ya lista (os) para su carga en el camión, se coloca en unos determinados lugares repartiéndola entre los correspondientes vehículos, y se elabora el albarán.

Las funciones de las salidas son:

 Control y verificación de los envíos a expedir:

- Verificar contenido de los pedidos.

- Estabilizado y acondicionamiento de cargas.

- Clasificación por rutas por vehículos, por zonas.

 Carga de los vehículos de salida

PROTECCIÓN Y CONSERVACIÓN

Otro factor importante no tratado hasta el momento es el relativo a la protección de la mercancía (productos). En

el almacén la mercancía está expuesta a una serie de riesgos que conviene considerar:

 En caso de incendio. Respeto a la reglamentación legal (estado de instalaciones, limpieza, mantenimiento de equipos de extinción).

 Contra la corrosión: almacenamiento en un lugar seco y seguro.

 Contra la evaporación: .recipientes herméticos

 Para proteger del polvo. Armarios en lugar de estanterías

 Contra envejecimiento. Procurar realizar pedidos de pequeño tamaño.

 Protección contra el calor o frío: instalaciones con calefacción o aire acondicionado

 Contra el robo: iluminación especial, el uso de sistemas de alarma o de videocámaras, y un control más riguroso para la extracción de productos (evitando así el hurto interno).

SISTEMAS DE ALMACENAJE.

ALMACENAJE AL AIRE LIBRE/ALMACENAJE CUBIERTO

SEGÚN LA ORGANIZACIÓN PARA LA UBICACIÓN DE LAS MERCANCÍAS:

Almacenaje ordenado

Almacenaje caótico o de hueco libre

SEGÚN EL FLUJO ENTRADA/SALIDA:

Método FIFO (Primero que entra- primero que sale)

Método LIFO (Último que entra – primero que sale)

SEGÚN EL EQUIPAMIENTO EMMPLEADO PARA LA OPTIMIZACIÓN DEL ESPACIO  DISPONIBLE:

1.- Almacenaje sin pasillos:

A granel

Apilado en bloque

Compacto sobre estanterías:

- Estanterías dinámicas

- Drivers

- Móviles

2.- Almacenaje con pasillos